在明確了目標(biāo)市場、展會(huì)定位和未來的成本收益狀況之后，策劃人員就可以作出展覽展示項(xiàng)目決策了。但面對若干種看似可行的操作方案，展覽策劃者還有一系列的工作要做研究項(xiàng)目的可行性、選擇最優(yōu)方案和制定項(xiàng)目運(yùn)作方案，只有在完成這些工作后才算正式擬定了展覽項(xiàng)目。之后，策劃人員需要撰寫詳細(xì)的可行性研究報(bào)告，并將其提交給公司決策層。
可行性研究報(bào)告是展覽策劃者就某一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行可行性研究的書面表達(dá)，它是展會(huì)組織者決定是否繼續(xù)進(jìn)行某展覽展示項(xiàng)目的依據(jù)。在可行性研究報(bào)告中，策劃人員要對自身所代表的組織和舉辦地的能力及條件進(jìn)行全面分析，換句話說，要綜合考慮盈利、場地要求、管理技術(shù)要求、預(yù)計(jì)參展商數(shù)量和觀眾人次、展覽會(huì)的競爭力、公共與私人財(cái)務(wù)援助的可用性、行政支持等諸多因素，其中，準(zhǔn)確估計(jì)展覽會(huì)的成本和收益最重要。
一而言，展覽展示項(xiàng)目可行性研究報(bào)告包括6大部分，即項(xiàng)目筒介，技術(shù)性要求（如對展覽場地的特殊要求，需要配備專業(yè)人員等），財(cái)務(wù)預(yù)算（包括金投入、政府撥款、展位銷售收入、贊助和廣告收入等），展覽會(huì)的市場前景與目標(biāo)市場分析，管理技術(shù)和人力源分析，結(jié)論。
《會(huì)展項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》是辦展機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策是否要舉辦該會(huì)展的重要依據(jù)，因此，《會(huì)展項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的寫作必須做到材料真實(shí)充分，分析客觀科學(xué)，判斷準(zhǔn)確有理，尤其需要明確以下幾點(diǎn)：
（1）市場環(huán)境分析是會(huì)展立項(xiàng)可行性分析的第一步，它是根據(jù)會(huì)展立項(xiàng)策劃提出的會(huì)展舉辦方案，在已經(jīng)掌握的各種信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步分析和論證舉辦會(huì)展的各種市場條件是否具備，是否有舉辦該會(huì)展所需要的各種政策基礎(chǔ)和社會(huì)基礎(chǔ)。市場環(huán)境分析是從計(jì)劃舉辦的會(huì)展項(xiàng)目的外部因素出發(fā)來分析舉辦該會(huì)展的條件是否具備，不僅要研究各種現(xiàn)有的市場條件，還要對其未來的變化和發(fā)展趨勢做出預(yù)測，使立項(xiàng)可行性分析得出的結(jié)論更加科學(xué)合理。
（2）會(huì)展項(xiàng)目生命力分析是從計(jì)劃舉辦的會(huì)展項(xiàng)目的本身出發(fā)，分析該會(huì)展是否有發(fā)展前途。分析會(huì)展項(xiàng)目的生命力，不是只分析會(huì)展舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該會(huì)展的長期生命力，即要分析如果展覽展示舉辦五屆以上是否還有發(fā)展前途的間題。
（3）會(huì)展執(zhí)行方案分析是從計(jì)劃舉辦的會(huì)展項(xiàng)目的本身出發(fā)，分析該會(huì)展項(xiàng)目立項(xiàng)計(jì)劃準(zhǔn)備實(shí)施的各種執(zhí)行方案是否完備，是否能保證該會(huì)展計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。會(huì)展執(zhí)行方案分析的對象是該會(huì)展的各種執(zhí)行方案，分析的重點(diǎn)是各種執(zhí)行方案是否合理、是否完備和是否可行。
需要強(qiáng)調(diào)的是，對會(huì)展基本框架進(jìn)行評估，重點(diǎn)不是分析構(gòu)成會(huì)展基本框架的某一因素的策劃安排是否合理和可行，而是從總體上分析會(huì)展基本框架是否合理和可行。因?yàn)椋M管對構(gòu)成會(huì)展基本框架的每一個(gè)因素的策劃安排可能是合理和可行的，但由這些因素所構(gòu)成的會(huì)展基本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。所以，要避免這種“個(gè)體合理，群體沖突”現(xiàn)象的出現(xiàn)，對會(huì)展基本框架進(jìn)行評估就十分重要。
（4）會(huì)展項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析是從辦展機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)的角度出發(fā)，分析測算舉辦該會(huì)展的費(fèi)用支出和收益。會(huì)展項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析的主要目的是分析計(jì)劃舉辦的會(huì)展是否經(jīng)濟(jì)可行，并為即將舉辦的會(huì)展制定金使用規(guī)劃。對展覽會(huì)的成本和收益進(jìn)行估算是項(xiàng)目可行性分析的重要內(nèi)容。因?yàn)閷τ谡褂[展示公司而言，目標(biāo)很明確，即涌過舉辦展覽會(huì)獲取利潤，即使目前不盈利，在連續(xù)舉辦幾屆以后也一定會(huì)獲利。從這個(gè)角度來講，成本收益估算就是展覽會(huì)的經(jīng)濟(jì)可行性分析。
（5）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測、存在的間題、改進(jìn)建議及努力的方向等項(xiàng)目是《會(huì)展項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》不可或缺的重要組成部分。